Teams, «la nave nodriza» para trabajar en equipo
Hoy en día, en las empresas se trabaja pendiente de múltiples herramientas para comunicarnos con nuestros compañeros. Los canales son diversos: chats, nuevas aplicaciones, grupos de equipo o hasta el tradicional correo. Y todos ellos tienen que estar abiertos al mismo tiempo para no perderse nada, lo que a veces estresa y acaba saturando. Pero ya existe «un anillo para gobernarlos a todos»
Con este objetivo, Microsoft ha creado Microsoft Teams, un espacio central de trabajo y colaboración en formato chat. Este nuevo producto, incluido en Office 365, integra todos los usuarios, todo el contenido y todas las herramientas que tu equipo precisa, lo que permite ser más eficaz en el trabajo. ¿Por qué nos tiene encantados? Pues porque con esta herramienta podemos trabajar de forma colaborativa entre distintas personas de un mismo proyecto a través de documentos, archivos, informes, planes… Y porque da mucho potencial a las herramientas de comunicación. La idea principal de este espacio es el trabajo en equipos o “teams”, que tendrán un lugar adaptado específicamente a tus necesidades y en el que podrás añadir herramientas de colaboración –como SharePoint–, conectores a herramientas de terceros y muchas más cosas, una amplia funcionalidad para ajustarse a cada equipo.
Microsoft pretende que sea la herramienta principal de colaboración para evitar así tener abierto el navegador con otras aplicaciones y lo ha conseguido. Para mis compañeras de marketing y para mí se ha convertido en lo que llamamos «la nave nodriza desde la que controlamos el mundo». La finalidad es tener en un solo lugar todo disponible y accesible, y la verdad es que para nuestro departamento está siendo una base fundamental.
Tiene muchas utilidades, a través de esta herramienta podemos unirnos a grupos de personas para colaborar como pueden ser por ejemplo el departamento de administración, comercial o proyectos e incluso, se pueden invitar a usuarios externos de otras empresas con los que se decida trabajar.
Es un espacio de conversación y contenido interactivo donde intercambiamos imágenes o documentos. Permite guardar archivos de SharePoint al que podemos tener acceso desde Teams.
Os voy a comentar el funcionamiento principal, sus paneles y secciones para conocer las utilidades principales que pueden hacer que tu trabajo diario sea más ágil y colaborativo.
El panel de Teams se compone de cinco apartados principales. En la parte izquierda encontramos «Actividad» que es donde llegan todas las notificaciones de los equipos en los que estemos trabajando. Es posible filtrar la actividad para que nos muestre la de cada una de los grupos.
En «Chat» podemos hablar con los componentes de nuestro equipo e incluso escribir a personas individualmente como en Skype. Aquí podremos ver los archivos que se tienen en común, el organigrama y la actividad.
En el apartado de «Equipos» vemos los equipos en los que trabajamos y podemos crear nuevos. Desde aquí es posible contactar con los componentes, iniciar un chat, enviar un correo electrónico, ver su organización, realizar una llamada y una videollamada. También puede verse en qué se está trabajando, tanto los documentos como las conversaciones dentro de ese equipo. En este espacio se pueden subir archivos, descargarlos, modificarlos, cargar carpetas, ver los vínculos para compartirlos online con otras personas. Otra opción es crear wikis colaborativas con los miembros de ese equipo.
En la pestaña «Reuniones» se pueden programar, planificar y agregar reuniones con gente del equipo o externa. Se pueden consultar las que tenemos en el mes, aceptar nuevas reuniones, rechazarlas o ver quién es el organizador y los asistentes.
Hay una opción en el icono de vídeo de «reunirse ahora» con el que te puedes reunir evitando así tener que invitar uno a uno a todos los componentes del equipo.
En la parte superior central aparece otro menú en el que podemos ver la sección de «Conversaciones» donde encontramos lo que se está comentando en ese equipo.
En la siguiente pestaña de «Archivos» vemos cuáles son los archivos recientes con los que hemos estado trabajando en cada uno de los equipos. Desde este sitio puedo acceder a mi OneDrive y descargarlos, modificarlos, cargar carpetas y ver los vínculos para compartirlos online con otras personas.
Podemos crear «Wikis» colaborativas con los miembros de este equipo.
También tenemos la opción de agregar una ficha o aplicación de ofimática. Por ejemplo, en nuestro caso es muy útil la utilización de Planner para la organización del «calendario de contenidos». Vamos asignando las tareas a cada uno de los miembros para realizarlas a tiempo y estar bien organizadas.
En resumen, puedo decir que tiene muchas utilidades y potencial sobre todo porque en un mismo lugar tenemos todo y nos facilita el trabajo. Es posible descargar la aplicación de escritorio o en el móvil para estar conectado desde cualquier dispositivo.
Espero que te haya servido este pequeño tutorial para conocer un poco más sobre Microsoft Teams. Si quieres más información o tienes alguna duda puedes contactarnos en el siguiente enlace y estaremos encantados de ayudarte. https://mvpcluster.com/contacto/