MVP CLUSTER trabaja en exitosa implantación de Project Online en la empresa líder del sector global de piscinas y wellness Fluidra
Fluidra, empresa líder en la industria global de piscinas y wellness ha experimentado un rápido crecimiento y una fusión reciente lo que ha hecho aumentar su facturación de 780 millones de euros a 1.3 millones de euros. Su objetivo es crear la experiencia perfecta de piscina y bienestar para cada uno de sus muchos clientes y personas en más de 45 países en todo el mundo.
Debido a ello, surgió la necesidad de encontrar una solución de gestión de proyectos a nivel empresarial como Microsoft Project Online debido a su flexibilidad e integración perfecta con Microsoft Office 365. Project permite mejorar la visibilidad de los procesos comerciales y acelerar la toma de decisiones para completar los proyectos con mayor rapidez.
Su liderazgo desde hace mucho tiempo en Europa occidental y otros mercados en todo el mundo, les hizo ganar una posición superior en el mercado de piscinas de América del Norte al fusionarse con su antiguo competidor, Zodiac Pool Solutions. La compañía prevé tasas de crecimiento de ventas generales del 5 al 10 por ciento en los próximos tres años.
Este rápido crecimiento incluye numerosos proyectos e iniciativas que abarcan múltiples y diversas unidades de negocios. Para ayudar a los gerentes de proyectos, a los empleados y a los ejecutivos a obtener una mejor y completa visibilidad de la cartera de proyectos de la empresa y aumentar el control sobre los presupuestos y los plazos, Fluidra necesitaba una potente solución de gestión de cartera de proyectos empresariales, por lo que recurrió a Microsoft Project Online.
Solución para abordar el rápido crecimiento
Al no disponer de herramientas estandarizadas de colaboración, los gerentes de proyecto de Fluidra carecían de una visión y un proceso comunes para la asignación de recursos. La inminente fusión, que aumentaría el número total de empleados de Fluidra en más del 20 por ciento de la noche a la mañana, aumentó el riesgo de elegir las herramientas adecuadas de nivel empresarial para abordar estos desafíos de gestión de proyectos.
Fluidra encontró mediante Project online mejorar la capacidad para realizar informes y gestionar recursos entre las diferentes organizaciones. «Decidimos utilizar Project Online porque era la única solución que encontramos que cumplía con todos nuestros requisitos desde el primer momento, sin ninguna personalización», dice Manuel Oneto, Gerente de Cartera y Oficina de Gestión de Programas en Fluidra.
Con Project Online, Fluidra cubrió las demandas de flexibilidad y escalabilidad que conlleva un rápido crecimiento. «Necesitábamos poder incluir usuarios adicionales en la plataforma a veces y reducir la cantidad de usuarios cuando terminamos proyectos especialmente grandes», explica Oneto. Fluidra podría usar la plataforma familiar y adaptable de Microsoft Office 365 para acomodar sin esfuerzo la afluencia de nuevos usuarios que vinieron con la fusión.
Fluidra unió fuerzas con la consultora de gestión de proyectos Kiteris, y el socio de Kiteris. Asimismo, nuestra empresa, MVP CLUSTER, ha trabajado el proceso para desarrollar una correcta implementación. A través del diseño un plan de implementación progresiva se comenzó con un grupo piloto para ayudar a ajustar el plan de adopción de acuerdo con la experiencia de los empleados. «Cuando un equipo ve que otro está funcionando bien y están contentos con los resultados que están obteniendo, es más fácil lograr que todos participen», explica Oneto.
Obtener visibilidad global y al detalle de proyectos en toda la organización
Fluidra comenzó a darse cuenta de los beneficios de su inversión en Project Online casi al instante. Los responsables pueden evaluar el desempeño y el valor de los nuevos proyectos en días en lugar de semanas y determinar mejor cuándo incorporar nuevas iniciativas en su cartera. «Somos más flexibles con Project Online», dice Oneto. “Todos tienen una mejor visibilidad de lo que estamos haciendo. Muchas partes interesadas ahora comparten una visión común, desde los miembros del equipo involucrados en los proyectos hasta la gestión ejecutiva de la empresa «.
Fluidra utiliza la productividad y colaboración en Project Online para generar conocimientos más profundos en la gestión de proyectos. Con las capacidades analíticas avanzadas de Microsoft Power BI, los ejecutivos tienen acceso a paneles de informes de control sobre el estado en tiempo real de cada proyecto en la empresa. «Debido a que podemos medir mejor nuestro rendimiento con Project Online, hemos reducido el tiempo que lleva llevar una idea al mercado. Y cuando hay un problema, somos conscientes de él, por lo que podemos discutirlo de inmediato «, dice Oneto. Cada proyecto tiene su propio sitio de Microsoft SharePoint para toda la documentación y actualizaciones de estado del proyecto. Además, Fluidra combinó su herramienta de ticketing online y la solución de planificación de recursos empresariales con Project Online para una mayor visibilidad del estado de los proyectos y procesos de negocios.
La compañía también ha aprovechado al máximo las funciones integradas de colaboración y comunicación de Project Online. Los empleados ahorran tiempo en la preparación de presentaciones y buscando comentarios sobre la viabilidad de un proyecto. Ahora «Los buzones de los ejecutivos siempre están llenos de correos no leídos», explica Oneto. «Tener un canal diferente para llegar a ellos ayuda a mantener a todos los involucrados en los proyectos más diligentes sobre el desarrollo de los proyectos para que evolucionen de manera más fluida y rápida».
Construir sobre una única fuente de verdad y visión compartida
Los empleados de Fluidra ahora usan Project Online para informar, presupuestar y administrar cronogramas, plazos, recursos e interdependencias del proyecto. «Una herramienta tiene un plan integral que nos ayuda a gestionar el cambio, priorizar iniciativas y alinear las demandas comerciales con nuestra capacidad», dice Oneto. Dentro de una única plataforma, ahora tienen soporte para comunicaciones entre organizaciones, un repositorio de documentos, acceso al progreso del proyecto e hitos, e incluso registros de las actividades diarias de los empleados individuales. Los gerentes de proyecto y los ejecutivos de la empresa por igual pueden transformar este nivel de detalle granular en ideas que guíen las decisiones comerciales con las capacidades analíticas y de visualización de datos avanzadas de Power BI.
La empresa espera ampliar el uso de Project Online en todo el negocio. Con un tiempo de comercialización más rápido, una toma de decisiones más rápida y una colaboración más sólida en toda la organización, la empresa puede capitalizar nuevas oportunidades y aprovechar su reciente crecimiento. Con su exitosa fusión, Fluidra espera construir formas nuevas y ágiles de trabajar en su cultura organizacional. “Nos estamos volviendo más ágiles al usar una versión híbrida de la metodología de gestión de proyectos ágil y clásica. Con Project Online, no solo estamos cambiando la forma en que medimos el progreso, sino también cómo trabajan las personas «, concluye Oneto.